LA GESTIONE DOCUMENTALE DEGLI ARCHIVI PUBBLICI 

L'Archivio di Stato fa parte del Nucleo per la tenuta del sistema di gestione documentale degli archivi pubblici della Pubblica Amministrazione, istituito con Decreto Delegato 8 luglio 2013 N. 81 e deputato all'impostazione complessiva del sistema di gestione documentale, alla definizione dei profili operativi ed alla gestione e manutenzione del sistema. 

Per la gestione unica e coordinata dei documenti, la Pubblica Amministrazione ha istituito al suo interno un'unica AOO con un sistema di protocollo informatico e un titolario di classificazione unico, predisposto dal Nucleo sopracitato.

L'Archivio di Stato, quindi, ai fini della gestione del sistema documentale, partecipa alla definizione dei Piani di gestione documentaria per gli archivi correnti, cartacei o digitali e collabora con la Direzione Generale della Funzione Pubblica alla trasformazione digitale degli archivi cartacei con l’obiettivo di eliminare la carta dai processi amministrativi, riducendone drasticamente il consumo e lo spazio occupato.

GLOSSARIO:

-gestione documentale: insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, alla fascicolazione, all'assegnazione, al reperimento, alla conservazione ed all'accesso dei documenti amministrativi formati o acquisiti dal produttore dell'archivio;

-sistema di gestione documentale: insieme degli strumenti e delle procedure utilizzati da un'amministrazione per la gestione documentale;

-area organizzativa omogenea (AOO): insieme definito di unità organizzative di un'amministrazione, che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali e per il servizio di protocollazione.